Информационное обеспечение в процессе управления - реферат

Информационное обеспечение в процессе управления - реферат

Столичный Муниципальный Автомобильно-Дорожный Институт (Технический Институт)

Кафедра экономики дорожного хозяйства.

Реферат: «Информационное обеспечение в процессе управления».

Педагог:

Виноградова В.Ю.

Студент:

Гончарова В.А.

МОСКВА 1998г.

План.

1. Научный способ управления……………………стр. 2

2. Управленческий цикл…………………….…….стр. 3

3. Схема информационной системы……………..стр. 5

4. Управленческая информация и закономерности

ее движения………………………………………...стр. 7

5. Особенности обмена письменной

информацией Информационное обеспечение в процессе управления - реферат………………………………...……стр. 10

6. Собрание и совещание как форма обмена управленческойинформацией…………………..стр. 12

7. Организация деловых бесед…………………..стр. 15

8. Теория инфы…………………...………стр. 19

9. Организация коммуникативных процессов….стр. 22

Ни одна организация никак не может производить свою деятельность без инфы. В процессе обычного функционирования организации, управления ею в различного рода инфы нуждаются все ее работники, от обычного Информационное обеспечение в процессе управления - реферат рабочего либо служащего, до директора. В данном реферате рассматриваются разные виды инфы, пути ее передачи и почти все другое.

1. Научный способ управления.

Проверка корректности сформулированной догадки
Формирование гипотез и установление зависимостей
Ремвантная информация
Наблюдения (сбор и анализ инфы)

Догадка

Не верна


Догадка

верна

Реализация принятия решений

Теория и направление управления.

Исследуются два трансформационных процесса:

· вещественные процессы;

· информационные процессы Информационное обеспечение в процессе управления - реферат, в каких управление рассматривается как информационное воздействие.

Эти два процесса отражают две стороны управления:

¨ содержимое;

¨ форма либо способ исследования процесса.

Содержательной стороной процесса занимаются прикладные науки, а формой процесса управления занимаются управленческие науки — менеджмент.

Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны в итоге управлять вещественными Информационное обеспечение в процессе управления - реферат потоками, взаимодействием вещественных и информационных потоков.

2. Управленческий цикл.

Управленческий цикл содержит внутри себя четыре функции, — это планирование, организация, мотивация, контроль. Данные функции обхватывают все виды управленческой деятельности по. созданию вещественных ценностей, финансированию, марке­тингу и т. д.

Планирование. Эта функция представляет собой по сущест­ву процесс подготовки решений. Этапы планирования:

а) поста Информационное обеспечение в процессе управления - реферат­новка целей;

б) определение начальных предпосылок;

в) выявле­ние альтернатив;

г) выбор лучшей кандидатуры;

д) ввод и выполнение плана.

Организация. Функция организации нацелена на упорядоче­ние деятельности менеджера и исполнителей. Это сначала оценка менеджером собственных способностей, исследование подчинен­ных, определение возможных способностей каждого работ­ника, расстановка сил Информационное обеспечение в процессе управления - реферат и т. д. Вся эта организаторская деятель­ность протекает на фоне проявление полностью определенных струк­тур предприятия.

Мотивация. После проведения предварительных мероприя­тий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы В этих целях употребляются: а) стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности при помощи наружных факто­ров (вещественное и Информационное обеспечение в процессе управления - реферат моральное стимулирование); б) фактически мотивирование, т. е. создание у работников внутренних (психических) побуждений к труду. Основным тут являются: заин­тересованность в труде, потребность в трудовой активности, пе­реживание чувства ублажения от трудовой деятельности. Менеджер, чтобы удачно выполнить эту функцию управления должен быть компетентен в разных качествах коммуникации он Информационное обеспечение в процессе управления - реферат должен развивать у себя надлежащие умения и способности.

Контроль. Эта функция, как гласил Г. Файоль, «состоит в доказательстве того, что все идет в согласовании с принятым планом, существующими директивными документами и приня­тыми принципами управления». Другими словами, контроль — это процесс проверки и сравнения фактических результатов с заданиями.

Круговорот управленческого цикла Информационное обеспечение в процессе управления - реферат. Как понятно, менед­жер повсевременно занят воплощением управленческих функций. Если он желает обеспечить будущее собственному предприятию (орга­низации), ему нужно по суровому врубаться во все детали уп­равления. И начинать необходимо с планирования. Каждый профес­сионал планирует свою работу

— управляющий с карандашом в руках и с обыкновенной канцелярской резинкой Информационное обеспечение в процессе управления - реферат проводит многие часы над бюджетом;

— торговец кропотливо обдумывает собственный процесс общения с покупателями;

— плотник до того как сделать надрез на кусочке дерева, про­изводит разметку. Он следует мудрейшему совету: «Сем раз отмерь, один раз отрежь».

Если работа спланирована, то она должна быть организована, а работники подготовлены для целенаправленной деятельности. Они обязаны иметь Информационное обеспечение в процессе управления - реферат четкую линию поведения и осознавать, что их ожидает впереди. Работники тянутся к детальному осозна­нию собственной работы, они открываются для делового контроля сво­их производственных операций. Отсюда, необходимость в кон­троле. Он включает: а) обычной и понятный план деятельности; б) действенные и ненавязчивые способы контроля; в Информационное обеспечение в процессе управления - реферат) оборотную связь, т. е. надежную информацию о прогрессе в работе; г) кор­ректирующие деяния.

Достаточно нередко корректировка обеспечивается без каких-то усилий: подчиненному довольно услышать от управляющего какую-либо побудительную фразу либо даже слово: «Так дер­жать!» «Будь внимательней!» «Хорошо!» и т. д. Все это воздей­ствует на чувственную сферу работника Информационное обеспечение в процессе управления - реферат. Реакция работника тут моментальная. Существенно сложнее производить коррек­цию, если приходится обращаться к организационным факто­рам. Скажем, работник уяснил сущность собственной деятельности, вклю­чился в работу, но фуррора не последовало. Неувязка может со­стоять в том, что работы оказалось больше, чем ожидалось. Тут требуется популярная перегруппировка усилий, а может быть Информационное обеспечение в процессе управления - реферат и соответственная помощь. Время от времени появляется необходи­мость введения конфигураций в планирование.

Как видно все четыре функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.

Главные трудности:

а) деятельность менеджера заключена в 4 главных Информационное обеспечение в процессе управления - реферат функциях (планирование/организация, мотива­ция, контроль). Любые другие виды деятельности работают на эти главные функции, отличающие менеджера от других лиц бизнеса;

б) так как менеджер добивается целей организации при помощи собственных подчиненных, то функция мотивации сейчас является самой значимой;

в) цели организации могут быть достигнуты толь­ко при условии Информационное обеспечение в процессе управления - реферат отлично налаженной оборотной связи, т. е. при осуществлении надежного контроля. Но контроль — это не опека. Действенный контроль — это совет, помощь, современная подсказка, поощрение, одобрение и т. д. Контроль не несет внутри себя возмездия за упущения;

г) все главные функции менеджмента цементируются действиями, менеджера по принятию решения. Действенные Информационное обеспечение в процессе управления - реферат решения, подчеркивает южноамериканский тео­ретик менеджмента К. Киллен — «залог существования коммер­ческого предприятия». Они являются значимым элементом каждой из рассмотренных выше 4 функций управления

3. Схема информационной системы.






В АСУ можно выделить две главных подсистемы:

¨ Многофункциональную , выполняющую функции, связанные с управлением производства;

¨ Обеспечивающую , выполняющую собственные процессы (математическое и программное обеспечение).

Схема Информационное обеспечение в процессе управления - реферат АСУ олицетворяет кибернетическую систему.

Трехуровневая система управления.

Переработанная информация поступает к руководителю
III уровень
II уровень
I уровень
Цели

4. Управленческая информация и закономерности ее движения.

Под управленческой информацией понимается совокупа сведений о положенной процессах, протекающих снутри конторы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Информация может быть классифицирована Информационное обеспечение в процессе управления - реферат по раду позиций, а именно:

1. по предназначению (одноцелевая связана с решением одной кон­кретной задачи; многоцелевая применяется при решении не­скольких самых различных заморочек);

2. по способности хранения (закрепляемая информация может храниться фактически нескончаемо, не подвергаясь при всем этом иска­жению, чему очевидцы наскальные надписи и картинки; не закрепляемая информация Информационное обеспечение в процессе управления - реферат употребляется в момент получения; она также может храниться некое время, но при всем этом равномерно искажа­ется и исчезает);

3. по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупа приобретенных конкретно из источника несистематизированных данных, содержащих много излишнего и ненадобного; промежная информация состоит из све­дений, прошедших через процесс подготовительной Информационное обеспечение в процессе управления - реферат «очистки» и сис­тематизации, позволяющей решить вопрос о определенных направле­ниях и методах их предстоящего внедрения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие реше­ния);

4. по полноте информация бывает частичной либо всеохватывающей (последняя дает всесторонние исчерпающие сведения об объекте и возможность конкретно принимать любые решения; пер­вая на Информационное обеспечение в процессе управления - реферат практике может употребляться исключительно в совокупы с дру­гой информацией);

5. по степени надежности информацию можно поделить на до­стоверную и вероятностную (вероятностный нрав может быть обоснован принципной невыполнимостью получить от суще­ствующего источника надежные сведения, так как имеющиеся способы не позволяют этого сделать; неминуемыми искажениями при их передаче, в особенности Информационное обеспечение в процессе управления - реферат в критериях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением вначале неверных све­дений).

Специфичной формой такового рода управленческой инфы являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося разъяснить сложную, чувственно зна­чимую для него ситуацию при отсутствии либо недочете офици­альных сведений. При всем этом начальная версия, кочуя от Информационное обеспечение в процессе управления - реферат 1-го члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до того времени, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большая часть. Достоверность этого варианта зависит не только лишь от истинности ис­ходного, да и от потребностей и ожиданий аудитории, а потому может колебаться в спектре от 0 до 80—90%.

Так Информационное обеспечение в процессе управления - реферат как люди в главном склонны считать, что слухи исхо­дят из источников, заслуживающих доверия, управление компаний нередко пользуется этим обстоятельством, распространяя с помощью их све­дения, которые по тем либо другим причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время нужно подразумевать, что доверием к слухам пользуются и Информационное обеспечение в процессе управления - реферат участники конфликтов, желающие нерадивыми способами склонить окружающих на свою сто­рону.

Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, методам передачи и распространения (о последних в этой теме мы будем гласить специально).

Исследования демонстрируют, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер растрачивает на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний Информационное обеспечение в процессе управления - реферат, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема гостей, составления и чтения разных документов и т. п. И это — актуальная необходимость, так как информация сейчас перевоплотился в важный ресурс социально-экономического, технического, технологического развития хоть какой конторы. В та­ких критериях обладание информацией значит обладание реальной властью, потому лица, причастные к Информационное обеспечение в процессе управления - реферат ней, нередко стремятся ее утаивать, чтоб потом на ней спекулировать — ведь нехватка инфы дезориентирует всякую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же ее дезориентирует и излишек инфы, потому всегда нужно уметь отделить подходящую информацию от ненадобной, полезную от никчемной.

Движение инфы от отправителя к получателю состоит из нескольких шагов. На первом Информационное обеспечение в процессе управления - реферат происходит ее отбор, который может быть случайным либо целенаправленным, выборочным либо сплошным, предписанным либо деятельным, произвольным либо основывающимся на определенных аспектах и т. п.

На втором шаге отобранная информация кодируется, другими словами облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна полу­чателю, к примеру, письменную Информационное обеспечение в процессе управления - реферат, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п., и соответственно этому подбирается подходящий метод ее передачи — устный, письменный, при помощи различного рода искусственных сигналов, условных символов. Считает­ся, что при передаче инфы, в особенности принципиальной, не стоит ограничиваться одним каналом — сообщения по способности луч­ше дублировать, не злоупотребляя, но, составлением Информационное обеспечение в процессе управления - реферат по каждому поводу документов, по другому поток бумаг может "захлестнуть".

На 3-ем шаге происходит передача инфы, а на верхнем ее получение, восприятие получателем, декодирование, другими словами расшифровка, и осмысление.

Отправитель хоть какой инфы всегда ожидает, что каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию Информационное обеспечение в процессе управления - реферат, другими словами, установит с ним оборотную связь. Таким макаром, оборотная связь — есть сигнал, направляемый получателем инфы отправителю, в каком подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень осознания (либо недопонимания) содержащейся в нем инфы..

В эталоне оборотная связь должна быть сознательной, а потому планироваться заблаговременно, облекаться в лучшую форму, соответ­ствующую Информационное обеспечение в процессе управления - реферат ситуации, способности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на определенный сигнал (в особенности, если о ней требуют) и характеризоваться благожелательностью. Сигналами сознательной оборотной связи при устной передаче инфы бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Так как такие сигналы могут быть довольно слабенькими, то за реакцией Информационное обеспечение в процессе управления - реферат партнеров необходимо внима­тельно следить

Устойчивая оборотная связь позволяет существенноповыситьнадежность обмена информацией и хотя бычастично избежать еепотерь и помех, искажающих ее смысл.

К таким помехам сначала относятся стереотипы, другими словами устойчивые представления по поводу людей и ситуаций, дозволяющие су­дить о их по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может стра­дать как Информационное обеспечение в процессе управления - реферат отправитель инфы, так и ее получатель, потому при осуществлении коммуникаций нужно удостовериться в реальном осознании партнерами сущности трудности, а не ограничиваться обычным вопросом «как сообразили?», на который обычно в любом случае отвечают

Часто информация искажается вследствие того, что отпра­витель и получатель имеют различный статус, положение,предвзятоотносятся друг к Информационное обеспечение в процессе управления - реферат другу либо к тому, о чем либо оком речь идет. Естественно, схожий подход «до добра» не доводит,и его необходимо реши­тельно преодолевать, критически, но Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия энтузиазма к нему, недопонимания его значимости. Этотинтерес доводя до сведения напарника выгоды, которыеон может иметь, отнесясь Информационное обеспечение в процессе управления - реферат к инфы подабающим образом, и утраты, связанные с ее игнорированием.

Препятствием обмену информацией могут служить и «техни­ческие неполадки». К ним сначала относится различное осознание знаков, при помощи которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности,квалификации, государственными особенностями или слабеньким познанием языка.

Нередко вербальная, другими словами передаваемая спомощью слов Информационное обеспечение в процессе управления - реферат информация искажается невербальным «довеском»,Которые также могут по тем либо другим причинам восприниматьсянеоднозначно (в Болгарии, как понятно, отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве государств воспринимаетсякак символ согласия).

В конце концов, искажение либо утрата информациипроисходит под воздействием физиологических и психических обстоятельств: вялости, слабенькой памяти, забывчивости, рассеянностипартнеров, их лени Информационное обеспечение в процессе управления - реферат либо напротив, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, лишней чувственности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании напарника, забегании вперед, недослушивании до конца, неизменном комментировании услышанного. Все это не дает воз­можности одному из участников обмена информацией донести ее до другого в полном объеме, а другому — подходящим образом ее воспринять, что в итоге отражается на Информационное обеспечение в процессе управления - реферат качестве управ­ленческих решений.

В определенной степени процесс обмена информацией облег­чает краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались, неизменный контроль за ее содержани­ем, методами передачи и приема, внедрение параллельных и перекрестных информационных каналов, дублирование устной ин­формации письменной.

5. Особенность обмена письменной информацией.

Обмен письменной Информационное обеспечение в процессе управления - реферат информацией осуществляется в рамках фир­мы методом издания и распространения различного рода документов — приказов, инструкций, служебных записок и т. п. Положительными качествами таковой инфы являются: закрепленность на мате­риальных официальная

наилучшее усвоение людьми по сопоставлению с устной. В то же время, ее бывает трудно уточнять и дополнять и Информационное обеспечение в процессе управления - реферат в целом она обходится весь­ма недешево.

Потому к составлению документов нужно подходить весь­ма кропотливо, и сначала исходя из убеждений их цели. В качест­ве такой могут выступать: информирование служащих, оказа­ние на их нужного управленческого воздействия, инструктаж в связи с воплощением той либо другой работы, контроль за Информационное обеспечение в процессе управления - реферат ее ре­зультатами, отчет о изготовленном за определенный период, сообщения о каких-то событиях и т. п.

В согласовании с целью сотворения документы могут быть распо­рядительными (приказ, указание); организационными (положение, утомившись, аннотация, протокол); информационно-справочными (справ­ка, докладная либо пояснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, - телефонограмма, факсограмма, командировочное удос Информационное обеспечение в процессе управления - реферат­товерение); личными (автобиография, заявление, доверенность).

Другим требованием к документу является точное определение его содержания и объема. Объем документа обычно связан с харак­тером и интерпретацией содержащихся в нем сведений. Это могут быть отобранные и классифицированные по тому либо иному прин­ципу факты; обоснованные суждения; выводы и советы, побуждающие людей Информационное обеспечение в процессе управления - реферат (исполнителей и управляющих) к необходи­мым действиям.

Вся имеющаяся информация в документ обычно не включает­ся, ибо он не должен быть очень огромным; по мере надобности она отражается в приложении либо запрашивается дополнительно. Сами вопросы освещаются в тексте в порядке убывания относительной значимости, а незначительные не врубаются совсем Информационное обеспечение в процессе управления - реферат. В то же время документ должен быть довольно полным и содержать всю основную информацию, нужную для осознания сущности про­блемы. Спорных вопросов в документах обычно стараются не за­трагивать, либо в последнем случае давать их, как и объяснения в приложении

Очередное требование к документу — определенность в отношении получателя, другими Информационное обеспечение в процессе управления - реферат словами адресата. Нужно отлично представлять для себя, какой информацией он располагает по содержащимся в доку­менте вопросам и каково отношение к ним и к отправителю (согла­сие, доверие, поддержка, непредвзятость, безразличие, колебание, предубеждение, сопротивление и т. п.). Все это позволит верно отобрать информацию, включаемую в документ, и подходящим образом расставить акценты в Информационное обеспечение в процессе управления - реферат ней, также сконструировать сораз­мерные способностям получателя задачки.

Содержание документа излагается понятным, лаконичным язы­ком, исключающим двоякое истолкование его смысла, по опре­деленной схеме. В заголовке и первых фразах раскрывается сущность препядствия; дальше формулируются предпосылки возникновения документа, делаются выводы и советы (необходимо подразумевать, что это — не одно и то Информационное обеспечение в процессе управления - реферат же!). В конце концов, в заключение приводятся нужные обоснования ее решения.

Помещение на 1-ое место в тексте документа важнейшей инфы позволяет заинтриговать адресата, получить у него нужную поддержку, ну и вообщем посодействовать ему сразу принять решение о том, как с данным документом поступить: поддержать либо нет Информационное обеспечение в процессе управления - реферат; заниматься им либо выслать в архив; работать над ним без помощи других либо передать другим (подчиненным, сотрудникам из других подразделений по принадлежности).

Информация, помещаемая в документе, состоит из отдельных частей, именуемых реквизитами. Действующими в текущее время эталонами предусмотрен 31 реквизит; часть реквизитов яв­ляется неотклонимыми, и на их базе происходит идентификация Информационное обеспечение в процессе управления - реферат документов. К неотклонимым реквизитам относится, к примеру текст заглавие, заголовок к тексту, подпись, печать, индекс, наименование создателя (организации либо физического лица) и т. п.

Невзирая на лавинообразный рост объема письменной инфы, что не в последнюю очередь связано с бюрократизацией уп­равления, решающую роль в процессе управления, в особенности опера Информационное обеспечение в процессе управления - реферат­тивного, играет обмен устной информацией. Он бывает односторон­ним и многосторонним и осуществляется в процессе различного рода собраний, совещаний и бесед, носящих как официальный, так и неофициальный нрав.

6. Собрания и совещания как форма обмена управленческой информацией.

Совещания и собрания представляют собой форму коллектив­ного обмена информацией, заканчивающуюся принятием конкрет­ных Информационное обеспечение в процессе управления - реферат решений. Обычно они различаются кругом участников (на со­вещании находятся спецы либо заинтригованные лица; на собрании — весь персонал организации либо его представители); кругом обсуждаемых заморочек (на совещаниях рассматриваются кон­кретные текущие вопросы; на собраниях более общие, накопившие­ся за определенный период); целью (совещания имеют оператив­ный нрав и призваны внести Информационное обеспечение в процессе управления - реферат коррективы в деятельность предприятия; на собраниях сначала подводятся итоги и опре­деляются планы на будущее) и т. п.

Обычно эффективность подобного рода мероприятий невелика: как считают спецы, она не превосходит 10%, одной из ос­новных обстоятельств чего является неумение подавляющего большинст­ва людей работать средством этой организационной формы деятельности. Навряд Информационное обеспечение в процессе управления - реферат ли найдется другой вид коммуникаций, на осу­ществление которого тратилось бы столько времени и средств, от­влекалось бы от ежедневных дел столько людей, сколько для проведения собраний и совещаний, потому существует в большой степени справедливое мировоззрение о том, что наилучшими из их являются те, которые вообщем не надо проводить Информационное обеспечение в процессе управления - реферат. Но время от времени, невзирая ни на что, делать это все таки целенаправлено.

А именно, собрания и совещания созываются в тех случаях, когда необходимо сделать принципиальное сообщение, которое может породить существенное количество вопросов, требующих незамедлительного обсуж­дения и уточнения на месте; когда необходимо достигнуть согласованного решения принципной задачи, получить Информационное обеспечение в процессе управления - реферат одобрение тех либо других принципиальных и суровых действий; проинструктировать группу людей по способам и процедуре выполнения некий принципиальной работы; когда требуется на публике разоблачить либо опровергнуть какую-то неверную информацию, слух. Но даже и в этих случаях нужно помыслить, не лучше ли принять единоличное решение либо поменяться воззрениями Информационное обеспечение в процессе управления - реферат заочно, к примеру по телефону.

Подготовка собраний и совещаний начинается с разработки повестки денька, которая согласовывается со всеми участниками, а потом уточняется и корректируется и в окончательном варианте раздается им до мероприятия.

Круг участников совещания должен быть максимальноузким; приглашаются только те люди, без которых совсем нельзяобойтись: сотрудники, конкретно связанные с Информационное обеспечение в процессе управления - реферат принимаемыми решениями, определенные их исполнители, спецы в соответственной области, также лица, имеющие опыт действий в ситуации, по поводу которой созывается совещание.

Если кандидатов для присутствия на совещаниинабираетсяслишком много, лучше пригласить представителей,так как мероприятие возможно окажется неуправляемым и не датьожидаемых результатов.

Совещание должно начинаться в точно назначенный Информационное обеспечение в процессе управления - реферат срок, определяемый временем, комфортным большинству участников (а не только лишь управлению!). Обычно идет речь о 2-ой половине денька,что обу­словлено чисто практическим подходом: возбужденные участники навряд ли сумеют продолжать нормальную работу на собственных мест после бурных дебатов, и их лучше сразу отпустить домой.

Длительность совещаний, кроме чрезвычайных случаев, не Информационное обеспечение в процессе управления - реферат должна превосходить 2-ух часов, и это не случаем. Пси­хологи отметили, что уже через 30—40 минут у людей наблюдаются признаки ослабления внимания; через 70—80 возникает физическая вялость; через 80—90 развивается отрицательная активность — дискуссии, занятие сторонними делами; через 2 часа непрерывной работы ее участники готовы пойти на все, чтоб быстрее разойтись по домам Информационное обеспечение в процессе управления - реферат. Понятно, что тут уже не до конструктивной плодотворной работы.

При проведении собраний и совещаний необходимострого придерживаться регламента: мероприятие начинается в точно назначенный срок без ожидания опаздывающих, и еслине случается неожиданных событий, должно быть законченов предусмотренное время.

Очевидно, производственные «оперативки», где происходит «накачка» подчиненных, заслушивание их краткихсообщении иинформирование о принятых «наверху» решениях Информационное обеспечение в процессе управления - реферат не просит свтоль жесткого соблюдения вышеперечисленных критерий, однакои тут нужно сберегать время и силы участников.

Фуррор хоть какого совещания либо собрания во многомзависит от умелости его управляющего. Последний, еслиречь не идет об «оперативке», совершенно не непременно должен быть«боссом», но обязательно воспользоваться авторитетом и почтением собравшихся и лично знать Информационное обеспечение в процессе управления - реферат плюсы и недочеты большинства присутствующих.

Первой обязанностью управляющего является психическая разгрузка участников мероприятия, выведение их из обыденного ру­тинного состояния и включения в активную работу. Этого он до­стигает, создав благожелательную обстановку и наладив неформаль­ные дела, что позволяет в предстоящем обеспечить свободный обмен информацией, на сто процентов использовать Информационное обеспечение в процессе управления - реферат опыт, познания и ком­петенцию людей.

Комфортабельная обстановка почти во всем обусловливается тем, что присутствующим предоставляется возможность свободно высказывать свое мировоззрение, комментировать разные точки зрения и идеи, тихо готовиться к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, беспрепятственно поменять свою точку зрения в связи с возникновением дополнительной инфы. Сразу пресекают Информационное обеспечение в процессе управления - реферат­ся пустопорожние дебаты, нагое критиканство, монополизация вре­мени совещания для утверждения права на правду, ведется борьба с единомыслием, ибо при его возобладают совещание окажется никчемным.

Другой обязанностью управляющего является решение органи­зационных заморочек: обеспечение соблюдения регламента, порядка и дисциплины посреди присутствующих (недопущение хождения, раз­говоров и т. п Информационное обеспечение в процессе управления - реферат.), ведения протокола.

В конце концов, 3-я обязанность состоит в активизации аудитории и организации дискуссии. Для этого ему нужно пристально слушать выступающих, следить за ними, фиксировать развитие обсуждения, его узловые моменты, замечать и поддерживать новые идеи, управлять конфликтами, находя собственный «ключ» к каждому из собравшихся. Так, спорщиков и всезнаек Информационное обеспечение в процессе управления - реферат следует отдавать «на рас­терзание» аудитории, не позволять заниматься критиканством негативистам, припоминать о регламенте словоохотливым, крепить уве­ренность робких, адресовать присутствующим вопросы любознательных, тормошить «сонь», перекрыть пробы больших «ши­шек» навязать собравшимся свое мировоззрение, применяя так именуемую стратегию «да, но...», другими словами, соглашаясь, сразу делать такие обмолвки, при которых это Информационное обеспечение в процессе управления - реферат мировоззрение теряет смысл.

По воззрению психологов, фуррор общественной дискуссии почти во всем определяется применением ряда специфичных приемов, в част­ности, присутствием так именуемого «адвоката дьявола», специ­ально защищающего очевидно не правовое дело.

Итоги совещания оцениваются количеством и качеством выра­ботанных на нем управленческих решений, и если таких Информационное обеспечение в процессе управления - реферат не последовало, то оно оказывается никчемным. Конкретно в эти решения преобразуются «заготовки», изготовленные до мероприятия — различного рода справки, диаграммы, графики.

В ближайшее время в западных фирмах получили распространение так именуемые «проблемные совещания» где происходит кооперативный поиск решения тех либо других принципиальных заморочек в диалоге меж рядовыми сотрудниками и ру­ководством. Обычно такие Информационное обеспечение в процессе управления - реферат совещания проходят в три шага.

На первом шаге сотрудники (обычно 1-го уров­ня) встречаются с высшими руководителями и высказывают им все «наболевшие» задачи, накопившиеся за истекший год. Индивидуальная критика при всем этом не допускается, потому что считается, что она понижает эффективность схожих меро­приятий. Обоснованность приобретенных сведений и жалоб Информационное обеспечение в процессе управления - реферат проверяется на месте.

На втором — руководители, базируясь на приобретенной инфы, отыскивают вероятные пути решения поставленных заморочек.

На 3-ем шаге созывается общее собрание, на котором разработанные на прошлом шаге варианты всесто­ронне дискуссируются и принимаются более подходящий в согласовании с которым все и должны действовать.

7. Организация деловых бесед Информационное обеспечение в процессе управления - реферат.

Деловая беседа — это форма обмена информацией меж 2-мя либо несколькими лицами в «узком кругу». От совещаний и собра­ний она отличается не только лишь количеством участников, да и более свободным нравом, как в отношении проблематики, так и пос­ледствий: официальные решения по итогам бесед принимаются не всегда, но при всем Информационное обеспечение в процессе управления - реферат этом для их создается нужная почва (участни­ки получают информацию для размышлений, за которыми могут после­довать, а могут и не последовать надлежащие деяния).

Беседы являютсянеобходимым составным элементом таких управленческих процедур,как оформление на работу либо уволь­нение служащих; аттестация работников; прием гостей;консультирование; деловыепереговоры; неофициальные встречи и т Информационное обеспечение в процессе управления - реферат. п.

По нраву беседы могут быть официальными и неофициаль­ными, так именуемыми «рабочими»; по направленности — целе­выми (преследующими определенные задачки) и свободными (напри­мер, ознакомительными); регламентированными, другими словами осуществляющимися по определенным правилам и в предписанной последовательности (анкетирование) и нерегламентированными, бессистемными (дружественный разговор).

В отличие от других форм обмена информацией Информационное обеспечение в процессе управления - реферат беседы харак­теризуются высочайшей степенью тесноты контактов, непосредствен­ностью общения, обязательностью оборотной связи. В итоге бе­седы делают подходящие условия для развития неформальных, личных отношений.

Цикл деловой беседы состоит из 3-х шагов: предварительного, основного и заключительного. Разглядим их более тщательно.

Подготовка беседы начинается с определения цели, которую Информационное обеспечение в процессе управления - реферат с ее помощью нужно достигнуть, и соответственно круга обсуждае­мых в связи сэтим вопросов с учетом интересов напарника.

2-ой шаг на этом шаге (если это нужно) — составление подготовительного портрета напарника на базе данных о его слу­жебном положении, политических взорах, отношении к окружа­ющим, публичной деятельности и наградах, возлюбленных и запре­тных Информационное обеспечение в процессе управления - реферат темах для дискуссий. Такую информацию обычно получают у знакомых, партнеров, клиентов, журналистов и т. п. В то. же время к ней нужно относиться осторожно, так как она находится под воздействием ряда личных событий, а именно: степени знакомства с тем, о ком речь идет; независимости либо зависимости от него; предвзятости Информационное обеспечение в процессе управления - реферат либо непредвзятости по отношению к нему;

степени развитости у характеризующего тех свойств, о которых он гласит (ибо каждый меряет других сначала, ориентируясь на себя); ситуацией, в какой эти свойства наблюдались.

3-ий шаг будет состоять в выработке стратегии беседы и ее плана, также разных тактических «заготовок», нужда в каких Информационное обеспечение в процессе управления - реферат может появиться по ходу дела. План беседы включает схему изло­жения материала, предопределяющую почти во всем ее структуру; при­чем, этой схемой допустимо воспользоваться открыто. Но как близко ей следовать, определяется, исходя из значимости беседы, числа ее участников, припаса времени, также опыта проведения подобного рода мероприятий.

Кроме плана на Информационное обеспечение в процессе управления - реферат предварительном шаге составляется пред­варительный текст выступления, состоящий из набора главных понятий и слов, также детально разрабатываются, осваиваются его отдельные куски, включающие полные формулировки дело­вых предложений, которые должны быть изготовлены партнерам.

Четвертым шагом предварительного шага беседы может быть ее репетиция поначалу наедине с собой, а потом, может быть Информационное обеспечение в процессе управления - реферат, с кем- нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмысление материала, запоминание очередности его изложения и отдельных фрагментов текста, так чтоб им можно было бы свободно оперировал» и по мере надобности точно воспроизводить по памяти (в особенности это ка­сается цифровых данных и цитат).

5-ый шаг предварительного шага беседы состоит в определении Информационное обеспечение в процессе управления - реферат времени и места ее проведения; при всем этом нужно учиты­вать их вероятное воздействие на ее итог (дома, как говорится родные стенки помогают). И все это непременно согласовывается с партнерами.

Если участниками беседы являются сотрудники однойорганизации, то место беседы зависит только от того, где проще инсталлируются Информационное обеспечение в процессе управления - реферат контакты. Это может быть кабинет управляющего, рабочее место подчиненного, особая комната для заседаний, также внеслужебная обстановка, прямо до домашней. С сторонними лицами беседы проводятся или в кабинете пригласившего их, или в специальной комнате для гостей.

В любом случае лучше, чтоб помещение для бесе­ды было светлым, с теплой расцветкой Информационное обеспечение в процессе управления - реферат стенок. Освещение отлично иметь регулируемое, чего можно достигнуть за счет внедрения нескольких видов осветительных приборов (в конце денька к примеру, колоритное освещение не рекомендуется). Беседу лучше проводить, сидя в креслах у маленьких столиков (огромные столы делят, а не сближают партнеров, в особенности при размещении друг против друга, а на стуле нереально принять Информационное обеспечение в процессе управления - реферат расслабленную позу. При неблагоприятном разви­тии беседы неуютная обстановка может привести се участников в брутальное состояние). Кресла (либо стулья) должны быть схожей высоты, что подчеркивает равенство сторон. Участники обязаны иметь открытый доступ к карандашам, бумаге для записей, также к пепельнице (но курить можно только с согласия всех присутствующих). В Информационное обеспечение в процессе управления - реферат це­лом вся обстановка должна настраивать на дружественный дело­вой лад.

2-ой шаг цикла — сама беседа — начинается с приветствия и осмысления первых воспоминаний о партнерах, включая их настроение, почти во всем обусловливающее итог. Базы восприятия партнеров, как уже было показано, закладываются на подготовительном шаге и в Информационное обеспечение в процессе управления - реферат целом формируются после первого контакта под воздействием таких событий, как "гало-эффект» (целостная оценка человека как приятного либо противного), стереотипы, настроение в момент встречи, доминирующая потребность, защитные механиз­мы и т. п.

При всем этом необходимо учесть, что большая часть людей, что впол­не объяснимо, пробуют теми либо другими методами скрыть Информационное обеспечение в процессе управления - реферат свое «Я». В большинстве случаев, как демонстрируют исследования, это делается методом использования различного рода «масок».

Одни становятся «черепахами», прячущими за непроби­ваемым панцирем собственный внутренний мир от окружающих; другие — ощетинившимися «дикобразами», об иглы кото­рых просто уколоться; третьи — грозно рычащими «львами», стремящимися всех испугать; четвертые — «хамелеонами», стремительно Информационное обеспечение в процессе управления - реферат приспосабливающимися к собеседнику и изменению обстановки; пятые оказываются совсем «бесцветными», так что идентифицировать их вообщем нереально. Последующим шагом после приветствия и оценки партеров яв­ляется выяснение реального припаса времени, которым располагает каждый участник беседы, чтоб по ходу дела внести нужные коррективы в ее предполагаемый ход и содержание.

После чего в случае Информационное обеспечение в процессе управления - реферат, если беседа проводится с сторонними заблаговременно приглашенными лицами, могут быть поданы кофе, чай, су­хая выпечка.

Фактически беседа начинается со вступительной части, объем которой может занимать до 15% общего времени. Ее задачка состоит в снятии психической напряженности и установлении контак­тов с собеседниками. Достигается это методом сотворения атмосферы взаимопонимания, проявления Информационное обеспечение в процессе управления - реферат искреннего сострадания к личности и делам партнеров, подчеркивания приоритетности интересов последних, сразу привлекая их внимание к своим. Обычно ини­циатива тут принадлежит владельцу либо старшему по возрасту.

После снятия психического напряжения перебегают непо­средственно к самой беседе. Этот переход может быть прямым, без вступления, и начинаться с Информационное обеспечение в процессе управления - реферат лаконичного изложения сущности дела, что в главном присуще краткосрочным незначительным контактам меж управляющим и подчиненным. Он может начинаться с по­становки ряда проблемных вопросов, относящихся к теме беседы. Он может, в конце концов, отталкиваться от упомянутых в общении на общую тему фактов и событий, которые прямо либо косвенно связа Информационное обеспечение в процессе управления - реферат­ны с обсуждаемой проблематикой.

В главной части беседы активной стороной обычно является зачинатель (исключение составляет отчетная беседа с подчиненным). Он старается от начала до конца придерживаться избранного ос­новного направления, ведущего к поставленной задачи. Это достигается поочередной постановкой вопросов в заблаговременно определенном порядке и проведением своей основной мысли.

Высказываться и Информационное обеспечение в процессе управления - реферат формулировать вопросы в процессебеседы необходимо в ясных, обычных выражениях, сразу пристально вслушиваясь в смысл слов собеседника и пытаясь осознать, что за ними стоит.

В процессе беседы принципиально узнать, почему собеседник принимает ситуацию конкретно так, а не по другому, потому ему нужно дать возможность на сто процентов выговориться, в нужные моменты делая Информационное обеспечение в процессе управления - реферат замечания либо задавая вопросы, но избегая при всем этом вступления в дискуссию.

После того, как собеседник выскажется, ему нужно показать свой взор на вещи, показав делему с другой стороны. Делать это необходимо тихо, благожелательно, аргументирование, не уличая его в ошибках и не настаивая неоспоримо на своем мировоззрении — чем Информационное обеспечение в процессе управления - реферат больше человек хочетв кое-чем уверить другого, тем меньше он должен утверждать, в особенности сначала разговора. Беседу нужно вести так, чтоб партнер мог в итоге сам опровергнуть свои неверные суждения.

В конце беседы владелец либо зачинатель подводитее итоги, указывает, как может быть применена приобретенная в ее процессе информация Информационное обеспечение в процессе управления - реферат, призывает собеседников к ее осмыслению и предстоящим активным действиям.

Если время беседы специально не регламентировалось (что в большинстве случаев имеет место при приеме гостей), это является сигналом для окончания встречи. Для непонятливых партнеров разработан особый комплекс приемов вил вежливости дать им осознать, что беседа завершена и у владельца имеются Информационное обеспечение в процессе управления - реферат другие дела..

Третьим шагом цикла беседы является еекритический разбор на базе изготовленных записей, позволяющий ответить на вопросы:как четкими были формулировки; все ли было сказано; всегда ли удавалось получить удовлетворительные ответы; не инспирированы ли были последние желанием угодить владельцу; могли ли быть собеседники более откровенными; не оказывалось ли на их Информационное обеспечение в процессе управления - реферат излишнее психологическое давление; как непосредственно, комфортабельно они себя ощущали; можно ли считать результаты бе­седы удовлетворительными; нужно ли, а если да, то когда, продолжить обсуждение данных вопросов.

8. Теория инфы.

Система управления созданием представляет собой совокупа взаимосвязанных частей (информация, технические средства, спецы, функции управления), обеспечивающие при их скоординированном Информационное обеспечение в процессе управления - реферат содействии реализацию поставленных целей.

Теория инфы — это наука, изучающая коммерческие закономерности, связанные с получением, передачей, обработкой и хранением инфы. Ее главные положения были сформулированы Сенноном в 40-х годах н.э. Теория инфы является нужным составляющим управления и играет важную роль в научном менеджменте.

Информация — наличие неких сведений о состоянии объекта и Информационное обеспечение в процессе управления - реферат окружающей наружной среде. Неважно какая информация, чтоб быть переданной, должна быть закодирована. Сигналами могут быть световые либо световые импульсы, сигналы и т.д. Чтоб решить задачки инфы, необходимо научиться определять количество объема передаваемой инфы, пропускную способность канала.

Получила заглавие Энтропии — меры неопределенного состояния физической системы.

Хоть какое сообщение Информационное обеспечение в процессе управления - реферат представляет собой совокупа сведений о некой физической системе. Степень неопределенности физической системы определяется не только лишь числом его вероятных состояний, да и числом его вероятностей.

Разглядим некую величину X, которое охарактеризовывает состояние системы. Тогда

Pi = P(X~xi) — возможность того, что система при состоянии xiбудет определяться этим выражением

xi x1 x2 xn
Pi P1 P Информационное обеспечение в процессе управления - реферат2 Pn

Для описания степени неопределенной системы не принципиально численное значение каждого x, а принципиальна степень.

В качестве меры априорного неопределения в теории применяется особая единица измерения — энтропия. Понятие энтропии является главным

n

H(X) = - S Pi * log Pi

i = 1

Энтропия обладает рядом параметров:

1. Обращается в ноль, когда одно из составляющих достоверно Информационное обеспечение в процессе управления - реферат, а другое состояние нереально;

2. При данном числе состояний она обращается в максимум, когда эти состояния равновероятны;

3. Обладает свойством адитивности, т.е. когда несколько независящих систем объединены в одну, то энтропия складывается.

xi x1 x2
Pi ½ ½

Метод энтропии системы равен 1.

Надежность инфы.

Надежность передачи инфы определяется надежностью соединения частей в информационной системе Информационное обеспечение в процессе управления - реферат.

При поочередном соединении частей выход из строя хотя бы 1-го элемента приводит к отказу всей системы. Возможность неотказной работы будет приравниваться произведению вероятностей неотказной работы каждого элемента системы.

n n

Pc = P1*P2*…*Pn ; Pc = PPc ; Pc(t) = PPi (t) .

i = 1 i = 1

Если в уравнении возможность неотказной работы схожа, то

Pc Информационное обеспечение в процессе управления - реферат(t) = PPªi (t), где (a = n)

При параллельном соединении частей система в целом отказывает при выходе из строя всех частей. Возможность отказа системы равно вероятности отказа всех частей.

qc(t) = q1(t) * q2(t) * … * qn(t) ;

n n

qc(t) = P qi (t) ; Pc(t) = 1- P qi Информационное обеспечение в процессе управления - реферат (t) — возможность

i = 1 i = 1

неотказной работы.

Продолжительность передачи инфы.

k1 k2 kr kn


время

переноса


цикл

k

St2 — продолжительность сигнала.

i

k k-1

St2 + S = tg — время процесса передачи инфы,

i i

k-1

где S — время переноса инфы

i

Процесс восприятия (передачи) инфы.

Разглядим как прохождение через три фильтра:

2

3

4

Принято

а

Понято

б


1 — Физический фильтр;

2 — Соматический фильтр;

3 — Прагматический фильтр;

4 — Использованная информация Информационное обеспечение в процессе управления - реферат;

а — Статистическая информация;

б — Семантическая информация;

в — Прагматическая информация.

9. Организация коммуникативных процессов.

Надежность и эффективность передачи инфы находится в зависимости от коммуникабельности, т.е. передачи инфы от 1-го субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать как отдельные лица, так и организации.

Обмен инфы включает три шага:

1. Инициирование Информационное обеспечение в процессе управления - реферат;

2. Передача инфы от источника в пункт предназначения;

3. Воздействие инфы на получателя и его отклик.

Процесс передачи инфы.

Лицо, генерирующее идею.
Вербальный и невербальный комплекс.
Кодирование

Канал


Декодирование.
Речь, письмо.
Передача

Отклик.
Декодирование.
Канал

Прим.: Передача инфы сопровождается шумом.

Субъекты меж собой могут иметь разные конфигурации этой связи.

Эталоны коммуникационной сети.

1 2 3 4 5 6

1. Всеканальная связь;

2. Колесо;

3. Вертушка Информационное обеспечение в процессе управления - реферат;

4. Колесо;

5. Цепочка;

6. Вертушка.

Есть коммуникационные сети, имеющие вертикальную, горизонтальную и диагональную связь.

От различных видов коммуникации можно получить различную степень богатства инфы.

Разглядим одну из схем связи:


Горизонтальная связь


Диагональная связь.

Вертикальная связь

Организация

Виды коммуникаций:

- Разговор «лицо к лицу»;

- Телефонный разговор;

- Личное послание;

- Деловое письмо;

- Статистические Информационное обеспечение в процессе управления - реферат данные.

Коммуникабельные стили.

Сами по для себя коммуникабельные стили — стили, с помощь которых один индивид предпочитает строить свои дела с другим. За базу оценки этих стилей принимают две главные переменные:

1. Степень открытости по отношению к другим;

2. Адекватность оборотной связи.

Разные стили можно подразделить на 5 групп:

1) Открытие себе;

2) Реализация себя;

3) Замыкание Информационное обеспечение в процессе управления - реферат внутри себя;

4) Защита себя

5) Торговаться за себя.

Это разделение стилей и их связь можно представить в виде матрицы:

1 2

3 4

Открытость

5
по отношению к другим.

Адекватность оборотной связи.

1 Характеризуется тем, что тот, кто говорит, стремится открыть для себя. Недочет: сравнимо низкая адекватность. Больше гласит и меньше принимает.

2 Характеризуется высочайшей степенью открытости и Информационное обеспечение в процессе управления - реферат высочайшей степенью адекватности.

3 Характеризуется низким уровнем открытости и адекватности. Больше прислушивается к себе.

4 Характеризуется тем, что один индивид больше слушает другого, меньше гласит за себя.

5 Характеризуется умеренной открытостью и умеренной обратной связью.

Информация, посланная отправителем с внедрением слов, именуется вербальной . Посланная же без слов — невербальной .

Доведение инфы либо организация распространения инфы может Информационное обеспечение в процессе управления - реферат быть различной. Одна информация — это информация, которая должна быть доведена до каждого работника (несет общий фактор).

Передача инфы огромного объема проходит методом отсеивания. Надлежащие лица занимаются тем, что они сортируют информацию на предмет того, должна ли она быть передана руководителю либо нет. Это так именуемый способ отсеивания Информационное обеспечение в процессе управления - реферат инфы.

В жизни информацию можно поделить на:

1. Формальную — информацию, передача которой осуществляется в согласовании с действующими инструкциями и предписаниями. Недочет таковой инфы в том, что она преодолевает огромное число каналов, что занимает много времени.

2. Неформальную — информацию, получаемую неформальным методом от компетентных работников.

В действительности эти два вида инфы смешиваются Информационное обеспечение в процессе управления - реферат.



informacionnoe-agentstvo-rosbalt-moskovskaya-pressa-regionalnaya-pressa.html
informacionnoe-izdanie-administracii-akchikasinskogo-selskogo-poseleniya-krasnochetajskogo-rajona-chuvashskoj-respubliki.html
informacionnoe-nasishenie-oficialnih-bumag.html