Информационно-справочной документации

Информационно-справочной документации

Требования к оформлению

Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К ним относятся: протоколы, акты, справки, докладные и пояснительные записки, письма, телеграммы, факсы.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Вести протокол должен Информационно-справочной документации секретарь либо специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят последующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место издания, гриф утверждения (если нужно), заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

Заголовок протокола содержит указание Информационно-справочной документации с виду коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и заглавие коллегиального органа в родительном падеже, к примеру, "заседания комиссии", "собрания трудового коллектива".

Текст протокола разделяется на две части: вводную и основную.

В вводной части указывают: “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали” и “Повестка денька”, которые пишут от левого поля с большой буковкы. Справа указывают инициалы и Информационно-справочной документации фамилии участников. Фамилии присутствующих указывают в алфавитном порядке, через запятую, в строку. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, указывают их полное количество и рядом в скобках пишут - регистрационный лист прилагается.

Вводная часть завершается “Повесткой денька”, которое пишется от начала левого поля. С красноватой строчки начинают запись пт повестки денька Информационно-справочной документации, которые нумеруют арабскими цифрами.

В основной части фиксируется ход заседания. Каждый пункт повестки денька строят по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Эти слова пишут строчными знаками от левого поля без символов препинания на конце.

Перед словом “Слушали” ставят порядковый номер вопроса в повестке денька. С красноватой строчки пишут инициалы и фамилию докладчика в Информационно-справочной документации именительном падеже. Ставят тире и с большой буковкы излагают короткое содержание доклада. Если текст доклада представлен докладчиком, то пишут “доклад прилагается”.

После слова “Выступили” с красноватой строчки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже и после тире с большой буковкы пишут короткое содержание выступления.

Постановляющую часть строят по Информационно-справочной документации схеме: действие - исполнитель - срок.

Решения по нескольким вопросам разделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Акт - документ, составленный группой лиц и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты составляются комиссиями, как повсевременно действующими, так и назначаемые распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации либо управляющего.

Поводы для составления акта могут быть Информационно-справочной документации разными, отсюда и огромное число разновидностей актов: акты ликвидации организаций; приема-передачи дел (при смене управления), вещественных ценностей, приема объектов, проведения испытаний, поражения дел, испорченных продуктов, инвентаризации, злосчастных случаев, аварий и др.

Акт оформляется на общем бланке.

Заголовок начинается с предлога "о" ("об") "О проверке", "Об ликвидировании" и т Информационно-справочной документации.п.

Текст акта делится на три части: вводную, констатирующую и выводы.

В вводной части указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при всем этом. Начинается эта часть словом "Основание", которое печатается через два интервала после заголовка, ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в Информационно-справочной документации именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новейшей строчки от левого поля с строчный буковкы пишется: "Составлен комиссией", Председатель: - указываются должности и фамилии с инициалами

Члены комиссии: составителей акта

Присутствующие: - фамилии присутствующих размещаются по алфавиту.

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (суть, нрав, способы, сроки), фиксируют факты, действия.

В заключительной Информационно-справочной документации части акта делаются выводы либо даются советы.

По мере надобности отметку о наличии приложений делают после текста.

Перед подписями по мере надобности указывают количество составленных экземпляров акта и их местопребывание

Акт подписывают председатель комиссии и члены комиссии. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Некие виды актов требуют утверждения Информационно-справочной документации. К примеру, акт о ликвидации учреждения утверждается управляющим вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - управляющим учреждения. Акт может иметь гриф согласования (ознакомления).

Пояснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) либо объясняющий предпосылки какого-нибудь действия, факта, поступка и поведения Информационно-справочной документации отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неоспоримые подтверждения. Они оформляются на незапятнанных листах бумаги с проигрыванием нужных реквизитов и подписываются составителем.

Докладная (служебная) записка - это документ, содержащий серьезное изложение вопроса либо факта, выводы и предложения составителя и адресована руководителю собственной организации либо в вышестоящую инстанцию Информационно-справочной документации.

Служебные записки могут иметь информационный, деятельный либо отчетный нрав. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения либо должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована вышестоящему руководителю. Подписывает записку автор-составитель либо управляющий организации.

Текст служебной записки обычно состоит из 2-ух частей. В пер Информационно-справочной документации­вой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во вто­рой - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Датой служебной записки является дата ее подписания.

ПИСЬМО

Письмо - обобщенное заглавие разных по со­держанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, личными лицами, позволяет докладывать различ­ные сведения, уведомлять о Информационно-справочной документации событиях.

Письмо употребляют в этом случае, когда нереально решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, пред­ложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые со­держат уведомление, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Реквизиты формуляра-образца ПИСЬМА:

1. наименование организации - создателя Информационно-справочной документации документа;

2. справочные данные об организации (адресок, телефон, факс, номер счета в банке);

3. дата, номер;

4. адресат (кому направляется, менее 4 адресатов на од­ном письме);

5. ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса;

6. заголовок к тексту (менее 28 символов в строке);

7. текст;

8. отметка о наличии приложений;

9. подпись (наименование должности, личная подпись Информационно-справочной документации и ее расшифровка);

10. печать (если необходимо);

11. отметка об исполнителе;

12. отметка об выполнении документа и направлении его в дело;

Письма оформляют на особых бланках для писем формата А4 и А5, зависимо от объема письма. Заглавие вида документа - письмо - не пишут. Применение бланков с продольным расположением реквизитов для дизайна Информационно-справочной документации писем не рекомендуется.


informacionnij-kriterij.html
informacionnij-list-metod-rolevih-igr.html
informacionnij-list-psihologicheskij-kontakt.html