Информационно-справочная работа

Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на хоть какой вопрос об инфы, содержащейся в документах, о том, что происходит (вышло) с документом в организации.

Для того чтоб обеспечить резвый поиск инфы, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения хоть какой Информационно-справочная работа информационно-справочной системы является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, обычно, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась при помощи РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется при помощи справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, применяемые при их Информационно-справочная работа формировании, зависят от многих причин: объема документооборота, темы деятельности организации и соответственно нрава поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций либо неизменных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. В большинстве случаев в организациях используются справочные картотеки, построенные по последующим признакам:

· по корреспондентскому – рубриками являются наименования неизменных корреспондентов;

· по географическому – рубриками являются наименования Информационно-справочная работа области, городка, месторождения и др.;

· по предметно-вопросному (направленному на определенную тематику, производственно-отраслевому) – рубриками являются наименования управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;

· по структурному – рубриками служат наименования структурных подразделений организации;

· по номинальному – рубриками являются наименования видов документов;

· по алфавитному – рубриками являются буковкы российского алфавита.

Корреспондентский и географический Информационно-справочная работа признаки построения справочной картотеки употребляются в этом случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций либо она ведет переписку со значимым числом неизменных корреспондентов.

Предметно-вопросный признак (направленный на определенную тематику, отраслевой) употребляется и в построении кодификационных направленных на определенную тематику картотек (баз данных Информационно-справочная работа по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, находящийся в тексте нормативного акта, составляется направленная на определенную тематику карточка, потому на один нормативный акт составлено несколько направленных на определенную тематику карточек. Направленная на определенную тематику кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется Информационно-справочная работа повсевременно, и все конфигурации, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на обратной стороне карточки). Старенькые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до того времени, пока нормативный акт не будет заменен новым.

Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (либо не Информационно-справочная работа разработана) направленная на определенную тематику картотека. В некий мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует направленную на определенную тематику картотеку, только без той степени детализации, которая присуща направленной на определенную тематику картотеке.

Номинальный признак построения справочной картотеки употребляется для сотворения информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в Информационно-справочная работа границах 1-го вида. Это, обычно, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.

Алфавитный признак построения справочной картотеки обширно применяется при организации делопроизводства по воззваниям людей. Буковка российского алфавита, являясь рубрикой таковой картотеки, представляет собой первую буковку фамилии создателя жалобы (заявления, предложения).

Справочные картотеки могут делиться на две Информационно-справочная работа схожие части. Рубрики будут схожи и в первой, и во 2-ой части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть – РКК на исполненные документы, которые после выполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам Информационно-справочная работа. Снутри каждой рубрики РКК инсталлируются, обычно, по хронологии. При этом для удобства в работе применяется оборотный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.

Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и структурных подразделениях зависят от используемой в организации системы Информационно-справочная работа делопроизводства, нрава справок и других причин. Но разработка работы с картотеками по классической системе в ручном режиме стандартна.

После наполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются последующим образом:

1 и 2-й экземпляры РКК вкупе с документом отправляются исполнителю, потом
1-й экземпляр с подписью исполнителя о получении ворачивается в Информационно-справочная работа подразделение по учету и регистрации службы ДОУ и устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются наименования месяцев года. Снутри РКК помещаются по датам поступления и порядковым номерам. Эта картотека время от времени именуется хронологической, является основной (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экземпляр РКК.

2-й экземпляр РКК Информационно-справочная работа остается в структурном подразделении и устанавливается в картотеку структурного подразделения организации.

3-й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если документ подлежит контролю выполнения) и устанавливается в контрольно-сроковую картотеку по сроку выполнения.

4 и 5-й экземпляры РКК инсталлируются в справочных картотеках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации Информационно-справочная работа, которые построены по избранным признакам.

Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1–2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, компаний, с указанием сроков хранения, – 3 года, после этого часть из их может быть уничтожена, а Информационно-справочная работа часть (РКК на распорядительные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.

Если регистрация в организации осуществляется в автоматическом режиме, то способности информационно-справочной работы существенно расширяются и возрастает скорость ее проведения. Автоматический информационно-поисковый массив ведется в согласовании с используемым в местах Информационно-справочная работа регистрации документов программным обеспечением, единой формой РКК, в какой нормативно закреплен состав характеристик, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила наполнения этих характеристик для обеспечения их конкретного толкования.

Современные системы управления базами данных позволяют стремительно выдавать справки по хоть какому из характеристик РКК либо по их композиции. Поиск сведений Информационно-справочная работа может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сформированной по документам прошедших лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.

Контрольные вопросы


informacionnij-byulleten-tpp-rf-po-voprosam-malogo-predprinimatelstva-v-rossijskoj-federacii-za-oktyabr-2012-goda-stranica-9.html
informacionnij-byulleten-tpp-rf-po-voprosam-malogo-predprinimatelstva-v-rossijskoj-federacii-za-yanvar-2013-goda.html
informacionnij-byulleten-vihodit-1-raz-v-mesyac-besplatno-stranica-9.html